Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Ber-Email

Kali ini saya ingin mengulas mengenai email. Email sendiri merupakan surat elektronik yang dikirim melalui alamat email si pengirim dan penerimanya juga punya alamat email kalau ga punya ya ra iso kirim email hohoho.

Dulu mah belum ngetrend bingits kayak sekarang mengenai email karena zamannya masih pake surat yang ada perangkonya itu dan nyampenya berhari-hari. Dari panggilan kerja sampe penerimaan kerja kalau dulu masih pake surat bentuknya hardcopy (jadi inget film Si Doel yang masih nungguin panggilan kerja by surat pas nerima surat langsung girang).

Seiring berjalannya waktu akhirnya sudah tidak menggunakan surat pake perangko lagi selain costnya gede karena butuh kertas, amplop, perangko dan waktunya yang lama ngetrend lah email. Dari mulai kirimin lamaran kerja, pemanggilan tes sampai penerimaan di umumkan by email.

Di kantor email merupakan hal yang paling pertama saya cek pasalnya orang yang membutuhkan saya barangkali tidak mengetahui nomer ponsel pribadi atau pin bbm sehingga mereka akan mengandalkan email dalam kaitannya untuk pekerjaan. Nah ini dia yang terkadang bikin masalah ketika membaca email tidak teliti maka akan berakibat fatal.

Kasus yang saya alami sendiri membuat kacau dunia persilatan wkwkwk yang akhirnya complain dari sana sini akibat salah membaca dan mempersepsikan email tersebut. Maka dari itu berikut hal yang perlu diperhatikan dalam ber-email ingin saya bagikan agar tidak ada case seperti yang saya alami hehehe. Berikut beberapa hal yang saya lakukan :

1. Menuliskan subject ketika mengirimkan email, ingat loh email ini merupakan tools perantara dalam berhubungan dengan pihak lain baik ke atasan, bawahan, rekan selevel maupun customer pihak eksternal. Pernah saya lupa kirim email ngasal bingits tanpa ada subject alih-alih dapat konfirmasi malah dapet semprot hahaha karena terkesan ga formil dan seperti ga urgent.

Ketika kita masukin subjectnya apa tentu si penerima bisa langsung cepat tanggap dalam mereply email tersebut. Kalau dari judulnya ga penting kan bisa langsung skip, abaikan, masuk trash. Tapi kalau ada subjectnya maka kita bisa tau arah dan tujuan dari email yang dimaksud apakah langsung reply atau ga?apakah perlu dibuka atau ga makanya penting banget cantumin subject emailnya.

2. Jika emailnya tidak hanya untuk 1 penerima maka gunakan CC nah biasanya untuk membales email ni plis kalau dah tau tuh email di CC ke orang sekantor mending kalau ada yang ingin di konfirmasi atau ingin di tanyakan atau ingin complain jangan pernah gunakan reply all dalam membalas emailnya. Khawatir nanti kita di bully kalau ternyata isi emailnya ga sesuai dengan yang diharapkan atau reply emailnya cuman mau becandaan doank lempar bata langsung gan yang begitu hahaha.

3. Saat menuliskan alamat email si penerima plis kroscek lagi. ini kasus yang pernah saya alami dulu jadi dulu di kantor lama ada user yang namanya cuman beda satu huruf doank padahal uda di wanti2 sama pak boss jangan sampe salah ya dan saya bilang "hal mudah pak ga kan lah sampe salah". Lalu esoknya pas cek inbox taram si user langsung bilang SALAH EMAIL woy bangun woy kirimin salah email. Lalu Pak Bos ^%*^&%$%$ tebak sendiri akhirnya wkwkwk

Nah ada kejadian juga salah dalam menuliskan alamat email yang harusnya diundang dalam training malah ga karena ga sampe emailnya. Akhirnya missing lirik  lagi-lagi saya siapin payung kena semprotan maut untunglah sedia teh botol s*sro jadi bisa Chinchai-lah hohoho.

4. Jangan tergesa-gesa dalam mereply email, plis baca maksud dan tujuan email tersebut jangan sampe salah ambil keputusan. Baru aza kemarin nih menimpa saya akhirnya miskom jadilah ribut satu RT hahahaha. Sebaiknya cerna dulu maksudnya kadang isi pesannya itu tersirat ga tersurat (halah opo to) makanya kita mesti pahami dulu jangan langsung action reply.

5. Jangan sampe lupa attachment yang akan dikirim, kan malu kalau uda bilang "dear pak bos terlampir data yang bapak minta" cetok kirim ga berapa lama ada email balasan yang isinya "MANA DATANYA????" wkwkwk jadi seperti bikin tulisan apapun kalau mau kirim email mesti di review lagi bareng kali typo atau kayak kasus saya ketinggalan attachment-nya padahal lagi di butuhin banget tuh data bikin hasrat pak bos buat lempar cakram wkwkwk. 

Kesalahan typo juga bikin salah paham jangan sampe berantem antar departemen cuman karena typo.

6. Bikin folder untuk email yang penting, misalnya ni karena saya suka dapet email dari pak boss mengenai KPI biasanya saya akan buat folder KPI sesuai tahun jadi kalau nanti kedepannya ada user yang ngotot ngajak ribut ga nerima target KPI-nya maka solusinya tinggal cari email sakti di folder untuk dikirimin lagi ke user yang begitu. Pentingnya ada folder ini agar kita ga susah-susah cari bikin mata jereng kalau mantengin cari email mending kalau hapal kapan bulannya kalau ga wasalam deh.

7. Kalau kerjaannya emang lebih banyak pake email mending email kantornya bisa koneksi ke HP biar kalau lagi ga buka leptop bisa langsung tahu tugas berentet yang disampein di email. Kejadian yang saya alami adalah dikejar pak bos sampe di colekin rekan dari departemen lain kalau pak bos minta data penting dan urgent sedang saya lagi ngawasin training, hp di silent pas di teleponin alhasil suruh balik ke kantor wkwkwkwk. Kesian deh hohoho...

8. Jangan sungkan untuk mengucapkan maaf jika kita salah dalam mereply email, jangan sungkan untuk mengucapkan terimakasih ketika sudah mendapatkan data yang diminta dan jangn segan untuk meminta tolong jika ada kesulitan dalam meminta data yang diminta.

Intinya saat menjalin relasi melalui email maka berhati-hati jangan sampai terjadi miskom atau sampai terjadi perang dunia yang mengakibatkan hubungan menjadi longgar. Perhatikan dan jangan tergesa-gesa dalam mereply setiap email yang masuk. Karena email ini komunikasi by kata.